Logiciel de caisse obligatoire : serez-vous prêt(e)s pour le 1er janvier 2018 ?

(article original publié dans la Lettre d’informations des cavistes – été 2017- Réactualisation septembre 2017)

L’article 88 de la Loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 impose aux commerçants assujettis à la TVA, y compris en E-commerce, l’utilisation à partir du 1er janvier 2018 d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié.

L’État a précisé les règles en la matière cet été. Nouveau tour de piste de la mesure et des réflexions que devront tenir les cavistes à ce propos.

Tous les vrais cavistes seront tenus de s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé au 1er janvier 2018

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Selon la nouvelle loi sur la caisse, tous les commerçants acceptant les paiements en espèces assujettis à la TVA devront utiliser, à partir du 1er janvier 2018, un logiciel de caisse sécurisé et certifié.

Une première remarque qui prend tout son sens vu l’actualité : seront du coup exclus du dispositif rendant obligatoire cette mise aux normes les « assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA » ….

Une distorsion qui accentue le gap anticoncurrentiel pour les vrais entrepreneurs soumis aux charges et contraintes réglementaires qui échappent aux auto-entrepreneurs et micro-entreprises qui bénéficient ainsi de coûts moindres !

Traquer la fraude

L’objectif de contrôle est clair : l’utilisation obligatoire d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié devrait rendre impossible l’annulation frauduleuse d’opérations et rendre donc impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.
Il devrait aussi surtout lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes.
Ainsi à compter du 1er janvier 2018, toute transaction enregistrée ne pourra plus être ni modifiée, ni annulée sans traçabilité des modifications.

Comment mettre en application cette nouvelle règle ?

Selon les équipements, une simple mise à jour du logiciel de caisse peut suffire dès lors que l’éditeur est en mesure de vous fournir une attestation de conformité ou bien un certificat d’homologation délivré par un organisme tiers accrédité.
Mais pour les commerçants qui ont des équipements anciens, le rachat d’un nouveau logiciel, ou d’une caisse pourrait s’imposer.

Cash Register.

Les risques ?

En cas de contrôle, si le commerçant ne peut fournir une attestation obligatoire faisant foi de la « non-permissivité » de son logiciel de caisse enregistreuse dans un délai de 60 jours, il risque une amende de 7500€ par logiciel ou système non certifié.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

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Le législateur définit un logiciel de caisse comme « un système informatisé dans lequel un assujetti [à la TVA] enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis. Ainsi, les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d’application du dispositif.

Mais dans la mesure où un caviste s’adresse au moins en partie à des clients particuliers, « il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion), mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. »

Des cavistes encore insuffisamment équipés

Interrogés début 2017, 78,9% des cavistes répondants se disaient équipés d’un logiciel de caisse. Parmi eux, 15,5% des cavistes qui n’utilisent finalement qu’un « simple » tableur excel. Nul besoin d’avoir fait Saint Cyr pour comprendre que le fichier excel ne fige rien, il ne fait que représenter une photographie à un instant donné et qui permet d’agir dessus et de modifier.

Computer generated image of surreal cyborg heads

Or, comme le précise le législateur, « si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l’objet d’une attestation, [le commerçant] doit alors s’équiper d’un nouveau matériel répondant aux quatre conditions précitées. Cette obligation s’applique à compter du 1 er janvier 2018. »
Donc ceux qui travaillent actuellement de cette façon devront repenser leur système.

Et que dire des presque 20% de cavistes restants qui signalent ne pas être équipés de logiciels de caisse ? Comment vont-ils procéder ?

Petite revue de ce que pourrait permettre cette mini-révolution. Car au-delà du côté rébarbatif de se plier à une nouvelle contrainte exigée par le système administratif, cette mesure pourrait au contraire se retourner comme une véritable chance de passer à des outils performants et qui faciliteraient l’entrée des cavistes dans le monde du numérique commercial pour aller y conquérir leurs futures clientèles.

Une caisse enregistreuse, ou un logiciel de caisse, est-elle obligatoire ?

« Moi je n’ai pas de logiciel de caisse à ce jour, explique Laurent Pignot, caviste à Issoudun. Par contre, j’ai acheté une caisse enregistreuse et je garde tous les tickets de caisse produits. Et je fais sur excel un suivi de ces sorties « journalièrement, mensuellement et annuellement ». Mon comptable me dit que je ne suis pas concerné par la règle de mise en conformité de mon système d’enregistrement puisque le problème ne concernerait que ceux qui délivraient jusqu’ici des factures en Pro-format, ce qui leur permettait d’annuler l’opération et donc de ne pas verser la Tva correspondante. J’ai vu aussi que je peux estimer la conformité de mon système de caisse mais si il est bon, suis-je obligé de recourir à un tiers pour avoir une attestation de conformité (et laquelle d’ailleurs ?). »

Il n’y a pas d’obligation légale imposant de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse enregistreuse. « Ces nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Le choix de l’utilisation d’un tel logiciel appartient à chaque assujetti » précise le législateur sur son site. Cependant, une caisse enregistreuse vous permet de faciliter vos prises de commandes et encaissements et selon un autre Expert-comptable, M. Olivier Philippot  (société SORECOM, 51), la réponse est sans équivoque : à ses yeux, « rien de plus permissif que de faire sa comptabilité à partir de tickets de caisse physiques non enregistrés informatiquement lors de leur émission ». Il va donc, lui, conseiller fermement à ses clients commerçants, si ils ne l’ont pas déjà fait, de s’équiper d’équipements clairement certifiés, quitte à réinvestir dans une nouvelle caisse enregistreuse, le coût relativement réduit de celles proposées aux professionnels ne justifiant à ses yeux aucune hésitation et résolvant de fait les suspicions de fraude qu’inspirent les pratiques manuelles. Que la caisse soit ensuite “physique” ou “virtuelle, elle devra dans tous les cas être conforme.

Qu’est-ce qu’une caisse « permissive »?

C’est une caisse enregistreuse disposant d’un logiciel permettant des actions frauduleuses occultant ou en modifiant une partie des recettes à la comptabilité officielle. C’est par exemple aussi, pointent les responsables de communication du logiciel Tiller, particulièrement présent en CHR mais aussi chez certains cavistes, l’usage détourné du « mode école par exemple, destiné à former le personnel mais finalement utilisé pour envoyer les bons de commande en cuisine sans les enregistrer en comptabilité ». Une raison qui a conduit l’éditeur à s’interdire depuis l’origine de développer ce mode école.

C’est contre ces logiciels que l’État souhaite désormais lutter en obligeant l’ensemble des commerçants à être équipé d’un système de caisse enregistreuse « conforme » pour l’année 2018.

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Comment estimer la conformité de votre système de caisse ?

Si celui-ci vous permet de réaliser un abandon de saisie de vente, supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie, travailler sur une date différente que celle du jour, ou d’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données, il n’est pas aux normes.

Par contre, si votre système de caisse est “non-permissif”, il garde en mémoire la moindre transaction sans modification possible une fois l’encaissement réalisé afin d’être exportable en documents comptables.

Pour justifier la conformité il faut donc auditer la programmation interne et qu’une autorité compétente puisse attester qu’elle ne peut pas être crackée facilement ou détournée de son objectif.

La loi impose aux logiciels de respecter 4 critères au 1er janvier 2018 :

  • Inaltérabilité : il s’agit à la fois de garantir l’impossibilité que l’utilisateur puisse modifier les données élémentaires de règlement donc de permettre au logiciel de détecter et démontrer que l’utilisateur n’a pas contourné cette impossibilité fonctionnelle (« inaltérabilité logique de haut niveau ») et de garantir l’intégrité des données enregistrées sur le disque sous forme de fichier ou de base de données (« inaltérabilité de bas niveau ») grâce à des techniques d’empreintes numérique à clé privée, de chaînage, etc.).

Des rigidités qui pourraient fragiliser les systèmes

Pas évident de certifier dans le temps la stabilité d’une telle programmation. La procédure de certification figerait sur 12 mois la programmation validée comme étant apte à rendre chainables les données pour retracer sainement toute l’histoire des procédures exécutées avec le logiciel. C’est bien ce qui rend cette mesure gouvernementale à la limite de l’aberration : “on ne va pas dans le sens de l’histoire” déplore Olivier Thibert, de l’application Goot, qui, si il précise que sa société sera aux normes, explique l’enchainement à venir des éditeurs à l’organisme certificateur, ce qui limitera les capacités de mises à jour régulières qui seraient pourtant les meilleures armes contre d’éventuelles attaques en ligne ou intrusions malvenues …

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  • Conservation : le législateur distingue la condition de conservation de celle d’archivage des données élémentaires. « Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement le Z. Un assujetti qui ne conserve que les Z ne respecte pas les obligations de conservation prévues à l’article L. 102-B du livre des procédures fiscales. Cette définition répond à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non par des données agrégées résultant de traitements automatisés. Les données de détail d’une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées. «
  • Archivage : selon le site du Ministère, l’ensemble des données doivent être conservées (dans le système de caisse) et archivées, au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d’un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Cet archivage doit être réalisé sur support externe et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans. Attention, « TOUTES les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement le Z ».

Remarque : lors des purges (qui suivent généralement les procédures d’archivage) les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d’être protégés par la garantie d’inaltérabilité. La solution logicielle doit permettre de maintenir la traçabilité des procédures d’archivage et de garantir l’inaltérabilité des données archivées.

  • Sécurisation : La sécurisation des données (enregistrements des encaissements) vise à s’assurer que les données enregistrées (initiales ou modifiées) ne peuvent plus être modifiables sans traces, que ce soit par le propriétaire des données que par un tiers extérieur.

Pour toutes précisions complémentaires, voir les FAQ complètes sur le site du Ministère de l’économie et des Finances 

Ces critères doivent être vérifiés et validés par l’éditeur ou au pire un tiers mandaté et il vous faudra pouvoir produire une preuve de la conformité de votre logiciel donc disposer d’une attestation de conformité.

L’attestation individuelle de conformité

Votre éditeur de caisse enregistreuse ou de logiciel d’encaissement peut vous fournir le document obligatoire nécessaire pour prouver la conformité de votre caisse enregistreuse d’ici le 1er janvier 2018.

Comme le précise l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015, ce document engage la société éditrice de logiciel de caisse enregistreuse de se mettre en conformité par rapport à la loi. C’est donc cette société qui s’arrange pour faire valider sa conformité auprès des organismes reconnus et endosse la responsabilité de cette démarche qui vous couvre.

« Chez Tiller, ce document est mis à la disposition de chacun de nos clients. » précisait dès juillet 2017 la société sur son site qui aborde largement la question de la conformité au 1er janvier 2018. Comme chez la plupart des gros éditeurs qui évidemment trouveront le moyen de répondre aux exigences formulées par la loi.

Flying a dinner tray and UFO, pop art retro vector illustration. Delicious food. Science fiction

Ce document est valable aux yeux de la loi et doit être mis à disposition en cas de contrôle.

L’attestation doit être individuelle, c’est-à-dire délivrée nominativement à l’assujetti à la TVA qui la produit (et les commerces franchisés disposant chacune d’une personnalité juridique propre, chaque établissement devra présenter un certificat ou une attestation pour le logiciel ou système de caisse qu’elle utilise).

Cependant, dans les cas où les systèmes de caisse déployés pour l’ensemble de points de vente d’une même entité juridique sont absolument identiques en tout point, une seule attestation produite au nom de la personnalité juridique de cette entité est admise.

Les conditions générales de vente ne sont donc pas suffisantes.

Elle doit être établie par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal lorsqu’il s’agit d’une société et mentionner explicitement que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Elle doit indiquer précisément :

  • le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système ;
  • la date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la TVA.

L’attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner notamment son identité complète). Pour plus de précision, il convient de se reporter à la doctrine administrative.

Les certifications privées

Votre éditeur de logiciel de caisse doit donc faire certifier sa solution auprès d’un organisme certificateur. L’état a précisé les deux organismes accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation, au 28/07/2017. Il s’agit de :

  • l’AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “NF 525 “
  • le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel “référentiel de certification des systèmes de caisse”.

Selon le texte officiel du plan de lois de finances 2016, une caisse devra désormais satisfaire 4 conditions : des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Quid des applications maisons ?

5,9% des cavistes équipés utilisent une application développée spécifiquement pour eux. Un vrai + pour ces commerçants qui bénéficient donc d’un environnement conçu spécifiquement pour eux, mais comment prévoient-ils le passage ?

 

Abstract 3d rendering of chaotic particles. Futuristic cubes in empty space. Sci-fi background.

Le sujet est délicat car la loi exige que la personne qui détient le code source puisse délivrer un certificat spécifique pour ces développements… une contrainte difficile à tenir pour les programmeurs auto-entrepreneurs ou les outils conçus artisanalement … La concurrence étant très rude entre les 4000 sociétés officielles qui se partagent ce marché très technique et qui peut rapidement perdre les béotiens, l’enjeu de sécurisation des utilisateurs devient commercialement majeur.

Selon le législateur, l’ « éditeur » du logiciel ou du système de caisse est la personne qui détient le code source du logiciel ou système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit. Une attestation délivrée par un éditeur engage sa responsabilité sous réserve que les dispositifs techniques garantissant sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage ne sont pas modifiés.

Selon les services du Ministère, « un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. » Quatre libertés qui le distinguent du « logiciel propriétaire ». « Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l’assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.
Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. »

Un intervenant quel qu’il soit modifiant le fonctionnement du logiciel (par modification du code source, patch logiciel, paramétrage ou autre) à un point tel que les fonctionnalités techniques garantissant sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage des données se trouvent modifiées, invalide le certificat ou l’attestation et se trouve soumis à l’obligation de sécurisation (avec attestation ou certificat) de la nouvelle version du logiciel.

Quelques exemples :
Logiciel standard d’un éditeur fourni sous forme d’un exécutable et de ses bibliothèques logicielles non modifiables et dont un éventuel paramétrage ne concerne pas les fonctions assurant la sécurisation, l’inaltérabilité, la conservation et l’archivage. L’éditeur de ce logiciel est soumis à une obligation de sécurisation justifiée par un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation établie par l’éditeur lui-même.

Attention : si un logiciel est assez ouvert pour permettre à un intégrateur de paramétrer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ou l’archivage, c’est cet intégrateur en tant que dernier intervenant qui est qualifié d’éditeur (BOI TVA-DECLA-30-10-30, § 310). En tant que tel, c’est à lui de fournir une attestation ou d’obtenir une certification par un organisme accrédité.

Logiciel hautement paramétrable, nécessitant une intégration et des développements pour être mis en service. L’éditeur fournissant le logiciel est soumis à une obligation de sécurisation, sous réserve que les développements et paramétrages de la société de service informatique
procédant à l’intégration n’altèrent pas les fonctionnalités assurant sécurisation, inaltérabilité,
conservation et archivage des données. Si les modifications réalisées par l’intégrateur altèrent
les dispositifs techniques de sécurisation mis en place par l’éditeur, l’intégrateur devient «éditeur» au sens du BOFiP. Le logiciel modifié et installé doit faire l’objet d’une nouvelle procédure de sécurisation aboutissant à la délivrance d’une certification par un organisme accrédité ou d’une attestation établie par l’intégrateur «éditeur» lui-même.

Logiciel développé en interne dans une entreprise. L’entreprise doit faire certifier la version du logiciel en service dans l’entreprise. Toute modification du logiciel altérant les dispositifs de sécurisation des données invalide le certificat et nécessite l’établissement d’un nouveau certificat. L’entreprise est considérée comme étant « l’éditeur » au sens du § 310 du BOI-TVA- DECLA-30-10-30.

Logiciel libre dont le code source est fourni par la communauté de développeurs contribuant à sa programmation. Le code source permet de modifier et de recompiler à volonté le logiciel qui devient éminemment instable du fait de mises à jour au fil de l’eau par la communauté de développeur mais également de modifications en interne par l’entreprise. L’entreprise utilisatrice est donc considérée « l’éditeur » soumis à obligation de certification de la version actuellement en service. Toute modification par la communauté ou par l’entreprise altérant le dispositif technique de sécurisation invalide le certificat et la nouvelle version doit faire l’objet d’un nouveau certificat.

Dans le cas où les fonctionnalités techniques du certificat ne sont pas modifiées par une nouvelle version du logiciel, on parlera d’une version mineure ne faisant pas naître une nouvelle obligation de certification.

Dans le cas où la modification du logiciel est telle que les fonctionnalités techniques assurant la sécurisation, l’inaltérabilité, la sauvegarde et l’archivage des données sont altérées, on parlera d’une version majeure qui doit faire l’objet d’une nouvelle certification.

Quels outils pour se préparer aux prochains enjeux ?

Certes, 67,4% des cavistes interrogés nous ont rapporté être satisfaits du logiciel de caisse qu’ils utilisent. Mais la liste des logiciels et solutions d’encaissement est vaste et les formules proposées à bien comprendre.
Dans la galaxie des solutions logicielles, certaines (rares) sont spécifiques aux cavistes alors que d’autres ont été conçues pour répondre aux besoins des commerces de détails et proximité en général.

Glasses of wine in the hands of robots.

Certains logiciels ont été conçus initialement pour gérer l’encaissement. D’autres sont intégrés à un dispositif plus global de gestion qui permet du coup aussi de générer des états comptables, de faire le suivi des stocks, etc.
Certaines sont conçues pour gérer des configurations en multi-postes voire multi-points de vente. Ces services ou options forcent aussi à se poser la question de l’intégration de ces systèmes à l’environnement connecté. Actuellement, seuls 48% des cavistes ayant un logiciel de caisse l’utilisent avec internet.

Et tant qu’à basculer, pourquoi ne pas prendre cette fois un coup d’avance pour éviter de devoir à nouveau se faire imposer une révolution technologique ?

Etape 1 : du papier au fichier

Etape 2 : de l’outil informatique à la solution non permissive et connectée

L’enjeu pour de nombreux commerçants est donc bien d’intégrer l’informatique à leurs habitudes et de franchir le gap entre la calculatrice ou la caisse enregistreuse « à l’ancienne » et le numérique
Dans le premier cas, le système du compte fait à la main ou avec une calculette ne formalisait rien du tout sauf à établir en parallèle une facture.
Dans le deuxième cas, la caisse enregistreuse associait l‘action d’encaissement à l’émission d’un ticket de caisse c’est-à-dire un document papier « physique ». Mais la machine pouvait ensuite “oublier» l’acte.
Le gap apporté par la caisse enregistreuse « virtuelle » c’est qu’elle enregistre informatiquement les transactions.
Grâce à cet enregistrement, les informations contenues lors de l’encaissement peuvent être stockées et être réutilisées (émission de tickets de caisse et factures, tableaux comptables, statistiques, etc.).

Le passage à la conformité pour le 1er janvier 2018 implique de figer le fichier source afin que son contenu ne puissent être modifié sans laisser de trace. Il s’agit donc d’une démarche de programmation hyper sécurisée et qui justifie des cahiers des charges particulièrement élaborés.
Ce qui rend la démarche particulièrement complexe c’est la fragilité induite par la connexion du logiciel ou de la caisse physique à internet, ce qui nécessite des compétences importantes en matière d’anti virus et autres risques d’intrusion malveillante dans le système. Des compétences effectivement difficiles à assurer soi-même sauf à être un expert.

Etape 3 : du logiciel d’encaissement à l’outil de développement commercial intégré ?

Cependant, tant qu’à recourir à des compétences extérieures, pourquoi ne pas en profiter pour exploiter ce qui peut l’être dans cet environnement informatique et ces réseaux interconnectés ? C’est ce que proposent différentes applications nouvelles qui associent outil de caisse intégral et gestion de l’offre commerciale des cavistes auprès des clientèles connectées.

Choisir une caisse enregistreuse 2.0 nous semble être une première étape stratégique et un facteur de croissance essentiel pour chaque cave présente sur le marché. Un accompagnement renforcé les aidera à franchir plus sereinement leur transformation digitale. C’est ce sur quoi nous travaillons au quotidien chez Wino dans le but de mener à bien cette révolution. »(Nans Thomas, fondateur de l’application et du logiciel de caisse wino, créé en 2015 dans un soucis de services dédiés aux cavistes sur toute la chaîne de valeur viticole ! https://wino.fr)

Qui ne rêve pas d’un système fluide qui permettrait simultanément de tenir à jour des stocks, d’alerter en cas de risque de rupture grâce au suivi instantané des sorties de produits, que ce soit sur le lieu de vente physique que via des ventes en ligne sur un site dédié aux cavistes ? Un outil qui, au moment de l’encaissement, produirait directement une facture envoyée par email au client en en profitant pour le remercier de son passage et l’invitant à revenir le jeudi qui suit pour venir découvrir l’accord met-vin de la semaine ? Un outil grâce auquel vous pourriez informer vos contacts facebook de la promotion hebdomadaire exceptionnelle ou de la prochaine dégustation de liquoreux millésimés !

Bref, une mécanique globale qui vous permettrait d’être présents sur tous les fronts sans vous emmêler les pinceaux…

Basculer directement à la solution commerciale tout-en-Un 2.0 ?

The mechanical arm and a butterfly.

Certains logiciels ont été déclinés au métier de caviste par des éditeurs généralistes de logiciels de comptabilité adaptés aux commerces.
D’autres sont d’abord des applications pensées pour dynamiser l’activité commerciale des cavistes par les réseaux sociaux (signaux de communication et de fidélisation clientèles voire facilitation de la vente en ligne) et elles tentent progressivement de couvrir l’intégralité du métier.
Ces nouveaux arrivés sont des applications issues des nouvelle technologies numériques, basées sur le principe de communication entre univers via des interfaces associant des sites vitrines / des présences dans les réseaux sociaux et la mise à disposition d’outils de service pilotables à distance via téléphones portables et tablettes.

L’enjeu de la mise aux normes pour le 1er janvier est une formidable opportunité pour ces start-up qui réfléchissent à associer leur savoir-faire et leur offre encore avant-gardiste à la résolution d’un besoin pragmatique et pour lequel le marché  ouvert par force de loi est énorme.

Paying  A Bill Through Smart Phone Using NFC Technology

Aujourd’hui, les cavistes doivent appréhender au mieux les transformations digitales auxquelles ils sont confrontés. Les problématiques métiers et les marchés changent. Les usages des consommateurs sont en perpétuelle évolution et de plus en plus difficiles à anticiper. Doit-on vendre sur internet ? Comment gérer sa présence en ligne ? Tant d’enjeux auxquels il est difficile de répondre sans être entouré d’acteurs compétents et à l’écoute.” (N. Thomas, www.wino.fr)

Ainsi, la loi, sous un prétexte de sécurisation des rentrées de TVA et de transparence de l’économie,  oriente vivement, voire contraint, les professionnels à rentrer pleinement dans cette nouvelle économie. Des habitudes à changer certes, mais des développements aussi à escompter, pour des métiers en profonde mutation…

Penser aux futurs développements de l’activité ?

Pour S Da Mota, dirigeant-fondateur de l’application Cavisteauthentique qui permet aux cavistes de proposer à la vente leurs références pépites sur les réseaux sociaux (voir article dans la Lettre d’Informations des cavistes de Mars 2015), l’enjeu serait en effet plutôt, pour les cavistes confrontés au nécessaire choix de s’équiper d’un logiciel de caisse au 1er janvier 2018, de choisir un outil qui leur permettra d’intégrer de façon simple ses références aussi bien sur son catalogue en ligne que dans le point de vente ou dans le logiciel comptable pour gérer ses stocks.

S DA MOTA Cavistes Authentiques

L’autre spécificité par rapport aux différents logiciels conçus pour le Commerce de proximité est qu’il puisse bien intégrer l’éventuelle activité de Table à Manger ou du service du Vin au verre le cas échéant, des services qui rapprochent de la restauration et qui diffère d’autres retailers traditionnels (boutiques de vêtements, etc).

Une autre clé d’entrée selon lui concerne aussi le potentiel développement du Click & Collect qui là encore implique une bonne communication entre les caisses virtuelles et la caisse physique.

« Le sujet est sensible, explique Stéphane Da Mota qui, après 15 ans passés dans le monde des logiciels de gestion, se veut rassurant quant aux échéances annoncées : « il est évident que la norme réglementaire est toujours vécue par les éditeurs de logiciels comme une formidable opportunité commerciale car les entreprises sont tenues de s’équiper ou de se mettre aux normes.
Vu la taille de ce marché de renouvellement, qu’il ne faut pas louper car cela implique toujours de gros investissements pour les utilisateurs, aucun éditeur ne pourra se passer d’être en règle donc de toutes façons il n’y aura pas de crainte à avoir : ils seront tous aux normes d’ici l’échéance. »

XL SOFT le plus utilisé par les cavistes

8,8% des cavistes équipés qui ont répondu à notre interrogation utilisent le logiciel XL SOFT. « Il s’agit d’un logiciel proposé par la Franchise Cavavin à laquelle je suis adhérent. J’en suis satisfait » XL Soft est un éditeur de logiciel caisse qui communique sur la nécessaire adaptation des outils de gestion à la complexification des process de vente. « Les points de contacts avec les consommateurs ne cessent de se multiplier … ces derniers sont devenus des consommateurs connectés. Ils attendent une expérience cohérente et pertinente sur tous les canaux, pour rechercher, comparer, essayer et payer leurs produits. »
Les éditeurs de ce logiciel signalent avoir conçu une version 10 de leur logiciel de caisse XL POS qui bénéficie de la certification NF 525 INFOCERT (certificat 17/0055 du 17 mai 2017) qui garantit sa conformité à la législation.

Front shop

3,9% des cavistes utilisent Front Shop, un progiciel de gestion déjà certifié NF525 conforme 2018. « Très complet, mise à jour régulière, nous sommes satisfait », “Logiciel complet, mises à jour régulières ».

Les logiciels du groupe Ciel (SAGE, CIEL)

3,9% des cavistes utilisent un autre logiciel de comptabilité, SAGE, qui se présente comme « un des leadeurs mondiaux de l’édition de logiciels de gestion» et annonce le lancement de la version 13 de sa gamme de logiciels Sage Apicommerce destinée aux commerces de proximité. Selon le site de l’éditeur, le logiciel sera disponible dans sa version conforme à la nouvelle réglementation à partir du mois de novembre 2017. Les cavistes utilisateurs devront alors procéder à sa mise à jour pour disposer de l’attestation 2,9% des cavistes évoquent chez ce même éditeur le logiciel CIEL.

Digicave, le logiciel de caviste pour les cavistes

4% des cavistes interrogés utilisent Digicave, de loin l’outil historiquement le plus adapté au métier puisque conçu et distribué par un caviste lui-même, Monsieur Delavaux, distribué auprès d’une centaine de cavistes. L’outil a ses forces et ses faiblesses. Conçu par un caviste, il est du coup vraiment conçu pour la profession et à ce titre mérite largement que la profession s’en empare pour répondre à ses besoins spécifiques (et il intègre même un module statistique permettant de répondre en 1 clic aux enquêtes Equonoxe). Par contre, conçu par développement sous un langage informatique assez ancien, sa navigabilité est un peu dépassée et il est difficilement compatible avec les environnements évolutifs actuels. Concernant la mise en conformité, Monsieur Delavaux s’engage bien évidemment à être prêt dans les temps.

Stickers vitrine Operation Bdx Cavistes 2017

Pour cet observateur aguerri, l’enjeu pour les cavistes est de transformer cette obligation réglementaire en opportunité stratégique « Tant qu’à faire, autant résoudre ce besoin d’outil d’encaissement conforme par une solution associant gestion des stocks associés à l’activité récente en magasin et intégration de l’activité de vente en ligne”, un développement commercial qui concerne de plus en plus de cavistes, et ce quelle que soit la plateforme de vente en ligne. Et Caviste authentique, qui bénéficie d’un savoir-faire en matière de ventes sur le web, compte bien créer le lien avec ces fonctions de gestion amont et notamment avec la procédure d’encaissement du point de vente physique.

D’autres cavistes utilisent des logiciels comptables (type EBP, leogestion, XL POS ou WAVE SOFT) ou d’autres logiciels conçus comme ERP et/ou jouant l’outil de commercialisation multi canal (Divalto, Dotsoft, …).

Divalto conçoit des logiciels ERP puissants, modulables, personnalisables et dotés nativement d’une couverture fonctionnelle inégalée : ERP Commerce, Négoce et distribution intègre les fonctionnalités nécessaires aux entreprises du commerce et de la distribution tels que gestion des différents canaux de vente (ventes directes, via grande distribution, réseau, e-commerce ou point de vente) / la relation avec les tiers de l’entreprise / le commerce international / la traçabilité / le stockage et autres, est initialement une plateforme multicanal basée sur les technologies SAAS qui a édité depuis une plateforme de Commerce Connecté directement disponible dans le Cloud de Microsoft Azure.

Selon son Directeur Commercial & Marketing, Laurent Terron « le sujet de la mise en conformité des logiciels de caisse au 1er janvier 2018 a été pris en compte par DotSoft dès la publication au journal officiel de la loi de finance 2016, soit fin 2015. Nous avons alors consulté les différents organismes accréditeurs, suivi des formations y afférant et réalisé en termes de développement logiciel les fonctionnalités répondant aux exigences de la loi. Ces chantiers sont maintenant terminés et nos premiers clients ont été installés avec cette version conforme. En complément, nous avons également entamé un processus de certification NF-525 auprès de l’organisme InfoCert. En effet, contrairement à la grande majorité des éditeurs de logiciel d’encaissement, nous ne souhaitons pas nous contenter de délivrer une attestation à nos clients actuels et futurs, car cela ne les protègent pas suffisamment en cas de défaut. Ainsi, ce processus de certification officielle a démarré cette semaine par un audit à blanc dont nous aurons le résultat vendredi. Si celui-ci est validé, nous comptons obtenir la certification officielle à compter de la rentrée de septembre”.

Double sécurité, donc, ou double signal de communication pour attirer des mannes de nouveaux clients contraints au changement par injonction règlementaire.

Tiller Systems

fondée en 2014, édite un logiciel de caisse enregistreuse pour commerçants, disponible sur iPad avec analyse et exploitation des données. Il comprend une solution d’encaissement et de prise de commande couplée à un outil de gestion. « Tiller a été pensé pour permettre aux commerçants de piloter leur activité́ grâce à un outil de gestion performant qui rassemble leurs données de vente et comptable tout en leur permettant de gagner du temps dans la gestion opérationnelle de leur établissement. » Le tout est adapté à tous types de commerce de toute taille. La société communique sur une clientèle de plus de 2700 clients dont 80% de restaurateurs. Mais elle s’adresse aussi aux cavistes. La problématique principale du circuit, selon leur site, est le nombre très élevé de références qui rallonge leur temps d’encaissement. Pour répondre à cet enjeu, l’application joue la carte pratique via la « barre de recherche où ils peuvent taper le domaine, l’appellation, le château ou même l’année et où un listing de produit s’affiche» ainsi que la « détection de l’ISBN via une douchette connectée”.

L’application Goot

propose aux consommateurs d’acheter et de se faire livrer directement à domicile des références de vins et alcools proposées en ligne par les cavistes adhérents de la plateforme via des critères de sélection variés (voir article dans la Lettre d’Informations des Cavistes de Nov/Dec 2016).

Elle a développé en parallèle Goot Manager qui permet aux cavistes de compléter ce service par un logiciel de gestion des stocks et d’encaissement complet (facturations clients, gestion livraisons, ..) ainsi qu’un suivi des clients et de leur fidélisation via outils de communication ciblées en ligne ou via les réseaux sociaux. La prise en main de toutes ces facilités exigera de toutes façons que le caviste paramètre son système et rentre pleinement dans des apprentissages nouveaux qu’il faudra dans un temps proche intégrer aux cursus de formation professionnelle.

Wino.fr

Selon le site, « La caisse enregistreuse connectée Wino vous permet de centraliser l’intégralité de vos activités dans une seule et unique application. C’est le premier outil dédié aux cavistes qui s’occupe de l’encaissement, de la gestion du stock, des rapports d’activités, de la gestion de la clientèle et bien plus encore ! ” La jeune société est née en 2015, autour d’une équipe de six professionnels venus de la Tech. Autour du jeune PDG Nans Thomas, deux ingénieurs, un Designer et des responsables Commercial et Produits constituent une équipe d’experts complémentaires qui, du coup, maitrisent les codes et enjeux posés par les évolutions rapides des nouvelles technologies qu’ils adaptent, par amour pour ces univers, aux vins et aux cavistes. Un lien aux produits qui les a conduits à financer eux-mêmes les bases de la société. Conscients de l’enjeu intégrateur d’un système de caisse, ils comptent asseoir leur développement à partir d’une caisse enregistreuse permettant d’y associer progressivement différents modules complémentaires comme, par exemple, à terme un service de mise en relation des petits producteurs avec des cavistes. « nous travaillons main dans la main avec des cavistes pour construire des solutions qui répondent à de vraies problématiques. L’alliance des deux mondes promet un bon résultat ! »

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